Je ontvangt van Epassi twee soorten facturen: een licentiefactuur en een budgetfactuur.
- Licentiefactuur: voor het gebruik van het platform en de softwarelicenties. Deze factuur komt van Epassi Nederland B.V.
- Budgetfactuur: voor transacties op het platform en vooruitbetaalde budgetten. Je ontvangt deze factuur alleen als je budgetten toekent in Epassi. Hij komt van Epassi NL Platform Transactions B.V. Dat is een aparte rechtspersoon, zodat vooruitbetaalde budgetten beschermd zijn en niet door derden kunnen worden opgeëist als Epassi Nederland B.V. in de problemen komt. De specificatie vind je in Logboek > Transacties.
De licentiefactuur
- Na het ondertekenen van het contract ontvang je de eerste licentiefactuur. Daarmee betaal je, tenzij anders afgesproken, de licenties voor het eerste contractjaar vooruit.
- Gebruik je tijdens de looptijd meer licenties dan vooruitbetaald? Dan ontvang je een aanvullende factuur voor de extra licenties, voor de rest van de contractperiode.
De budgetfactuur
Gebruik je een product waarbij budget wordt besteed, zoals Flex Benefits, Cadeaus of Rewards? Dan ontvang je elke maand een budgetfactuur met de transacties van je medewerkers. Budgetten zijn vooruitbetaald (prepaid) of achteraf betaald (postpaid). Meestal geldt:
| Product | Type |
|---|---|
| Flex Benefits: werkgeversbijdrage | Vooruitbetaald |
| Flex Benefits: belastingvrij | Achteraf betaald |
| Rewards | Vooruitbetaald |
| Mobiliteit | Achteraf betaald |
| Cadeaus | Vooruitbetaald |
Vooruitbetaalde budgetten
Op de factuur voor vooruitbetaalde budgetten kunnen deze regels staan:
- Budgettoekenningen: budget dat is toegekend tussen de 2e van de vorige maand en de 1e van de huidige maand.
- Verrekeningen: negatieve bedragen, omdat dit budget terugvloeit naar je organisatie.
- Verrekening uitdiensttreding: budget dat over was na het uit dienst gaan van een medewerker in de vorige maand.
- Verrekening declaraties: budget dat in de vorige maand via declaraties is besteed.
- Verrekening terugbetalingen: teruggedraaide of geannuleerde toekenningen in de vorige maand.
- Verrekening interne benefits: budget dat in de vorige maand aan interne benefits is besteed.
- Verrekening spaarmaximum: budget dat in de vorige maand is vervallen door het maandelijkse spaarmaximum. Dat maximum is optioneel en stel je als werkgever zelf in.
- Verrekening afschrijving door manager: budget dat een manager in de vorige maand handmatig heeft afgeschreven in het Manager Portaal.
- Budgetbesteding: de besteding aan benefits in de vorige maand, per btw-categorie, of het bedrag dat Epassi via de sportdeclaratie (CashOut) aan medewerkers heeft uitbetaald.
- Correctie budgetbesteding vooruitbetaald: omdat het budget al is vooruitbetaald, zet deze regel vooruitbetaald budget om in besteed budget. Het te betalen bedrag verandert daardoor niet.
Achteraf betaalde budgetten
- Werkelijke besteding: de besteding in de vorige maand, per btw-categorie, of het bedrag dat Epassi via de sportdeclaratie (CashOut) aan medewerkers heeft uitbetaald.
Wil je een budgetfactuur controleren? In Logboek > Transacties lees je per factuurregel hoe je de bedragen narekent.
Contract, tarieven en WKR
Vragen over je contract, tarieven of de werkkostenregeling (WKR) stel je aan je vaste contactpersoon, je Customer Success Manager. Weet je niet wie dat is? Mail ons.