Sportabonnementen beheren via het Manager Portaal (voorheen MijnBFNL)

Inhoud

• Inloggen
• Dashboard
• Sportabonnementen
  • Aanvragen goedkeuren of afwijzen
  • Overzicht van actieve abonnementen exporteren
  • Details van een abonnement opzoeken
  • Addendum bekijken en downloaden
• Medewerkers toegang geven
  • Medewerker meldt zich aan met de bedrijfscode
  • Bedrijfscode en communicatiematerialen vinden
  • Medewerker aanmelden via het portaal
• Medewerker uit dienst melden
• Manager / beheerder toegang geven
• Welke nieuwe mogelijkheden zijn er?
  • Koppeling met je HR-systeem
  • Medewerkers importeren (bulk upload)
  • Je huisstijl in de Epassi-app

Inloggen

Ga naar portal.epassi.nl en log in met het e-mailadres dat je ook voor MijnBFNL gebruikte. Je ontvangt een eenmalige code per e-mail. Alleen collega's met de juiste rechten hebben toegang tot het portaal. Hoe je een collega toegang geeft, lees je onder Manager of beheerder toegang geven.

Dashboard

Op het Dashboard zie je in één oogopslag hoeveel medewerkers toegang hebben tot de app, hoeveel daarvan actief zijn en hoe het aantal actieve abonnementen zich ontwikkelt.

💡 Tip: onder Mijn taken vind je optionele taken om het portaal in te richten, zoals je huisstijl instellen, medewerkergegevens toevoegen en collega's toegang geven.

Sportabonnementen

Aanvragen goedkeuren of afwijzen

Vraagt een medewerker een sportabonnement aan via de Epassi-app, dan ontvang je een e-mail en staat de aanvraag voor je klaar in het portaal. Je ontvangt ook een e-mail als een medewerker een abonnement wil pauzeren of opzeggen.

1. Ga naar Sportabonnementen > Status.
2. Nieuwe aanvragen hebben de status Te beoordelen.
3. Klik op de naam van de medewerker om de aanvraag te openen.

In het detailscherm rond je de aanvraag af:

1. Controleer de aanvraag: sportlocatie, duur, startdatum en kosten.
2. Optioneel: vul een kostenplaats in en klik op Opslaan.
3. Kies Accepteren of Afwijzen en klik op Versturen.

📌 Goed om te weten: welke kosten onderdelen je in het detailscherm ziet, hangt af van de regeling die jullie als werkgever aanbieden.

Overzicht van actieve abonnementen exporteren

1. Ga naar Sportabonnementen > Status.
2. Filter eventueel, bijvoorbeeld op Status = Actief.
3. Klik op Exporteren en kies CSV of XLSX.

💡 Tip: werk je met meerdere entiteiten? Kies dan linksonder in het menu eerst de juiste entiteit.

Details van een abonnement opzoeken

1. Zoek in Sportabonnementen > Status op naam of e-mailadres.
2. Klik op de naam om het abonnement te openen.

Je ziet nu de contactgegevens, sportlocatie, looptijd, kosten en wie de aanvraag heeft goedgekeurd. Ook de kostenplaats kun je hier achteraf nog aanpassen.

Addendum bekijken en downloaden

📌 Dit is alleen van toepassing als de sportregeling je aanbiedt ook een bruto/netto uitruil toestaat, waarbij een addendum bij de arbeidsovereenkomst wordt aangegaan. De medewerker accepteert het addendum bij de aanvraag.

1. Open het abonnement en klik op Download belastingvrij addendum.
2. Bekijk het ondertekende addendum en klik op Downloaden om het op te slaan.

Medewerkers toegang geven

Medewerkers krijgen op twee manieren toegang tot de Epassi-app: ze melden zich zelf aan met de bedrijfscode, of jij meldt ze aan via het portaal. Je kunt medewerkers nu ook proactief toegang geven via een koppeling met je HR-systeem of een bulkupload. Dat lees je onder Wat is er nieuw?

Medewerker meldt zich aan met de bedrijfscode

Dit werkt hetzelfde als bij Bedrijfsfitness Nederland.

1. De medewerker opent de Epassi-app en tikt op Account aanmaken.
2. Vult naam, e-mailadres en de bedrijfscode in.
3. Gaat akkoord met de voorwaarden en tikt op Aanmelden.

📌 Goed om te weten: de bedrijfscode is dezelfde als voorheen bij Bedrijfsfitness Nederland. Het account hoef je niet goed te keuren. Je keurt alleen een aanvraag voor een sportabonnement goed.

Bedrijfscode en communicatiematerialen vinden

1. Ga naar Communicatiematerialen. Bovenaan staat jullie bedrijfscode.
2. Kies een onderwerp, bijvoorbeeld Belastingvrij aankopen, en download het materiaal in het Nederlands of Engels.
3. Vul de bedrijfscode in op de poster en deel hem op kantoor of op jullie intranet.

Medewerker aanmelden via het portaal

1. Ga naar Medewerkers > Overzicht en klik op Voeg Medewerker toe.
2. Vul naam en e-mailadres in. Met dit e-mailadres logt de medewerker in.
3. Kies Bedrijfsgroep, Toegang Epassi per en Taal en klik op Volgende.

4. Controleer het overzicht en klik op Bevestigen.
5. Bevestig nogmaals in de pop-up.
6. De medewerker ontvangt een uitnodigingsmail en logt in de app in met het e-mailadres dat jij hebt ingevuld. Een bedrijfscode is dan niet nodig.

📌 Goed om te weten: in het medewerkersoverzicht zie je wie toegang heeft tot de app. Toegang betekent niet automatisch dat iemand een actief sportabonnement heeft. Dat zie je onder Sportabonnementen.

Medewerker uit dienst melden

1. Zoek de medewerker in Medewerkers > Overzicht en klik op de naam.
2. Klik op Gegevens bewerken.
3. Kies de Datum uitdiensttreding en klik op Toepassen.

4. Klik op Volgende en controleer de datum uitdiensttreding in het overzicht.
5. Klik op Bevestigen.

📌 Goed om te weten: lopende sportabonnementen worden automatisch beëindigd bij uitdiensttreding. Stopt een abonnement om een andere reden, dan zegt de medewerker het zelf op in de app.

💡 Tip: heb je een koppeling met je HR-systeem of importeer je maandelijks een medewerkerslijst? Dan gaat de datum uitdiensttreding vanzelf mee.

Manager / beheerder toegang geven

1. Ga naar Medewerkers > Overzicht en klik op de medewerker. Staat hij of zij er nog niet tussen? Voeg de medewerker dan eerst toe. In de kolom Portaal toegang zie je wie al toegang heeft.
2. Open het tabblad Rechten en zet Heeft toegang tot het Manager Portaal aan.
3. Kies welke groepen deze manager beheert.
4. Wordt het een beheerder? Zet dan ook Beheert gebruikersrechten en instellingen aan.

5. Stel onder Paginarechten per pagina in: Bewerken, Bekijken of Geen toegang.
6. Wijzigingen worden direct opgeslagen. Je ziet de melding De machtigingen zijn succesvol bijgewerkt.

💡 Tip: een manager die alleen aanvragen goedkeurt? Zet Sportabonnementen op Bewerken en de rest op Geen toegang.

Welke nieuwe mogelijkheden zijn er?

Koppeling met je HR-systeem

Met een koppeling worden medewerkergegevens dagelijks automatisch gesynchroniseerd. Nieuwe medewerkers krijgen vanzelf toegang en uitdiensttredingen gaan automatisch mee. Medewerkers hoeven zich dan niet zelf aan te melden.

1. Ga naar Data management > Integraties en klik op Integratie toevoegen.
2. Kies je HR-tool, bijvoorbeeld AFAS, Nmbrs, Loket of HiBob.
3. Doorloop de stappen: inloggegevens, e-mailvoorkeur en app-toegang.

💡 Tip: staat jouw HR-tool er niet bij? Upload een medewerkerslijst of stel een SFTP-integratie in.

Medewerkers importeren (bulk upload)

Geen koppeling? Dan geef je een hele groep medewerkers in één keer toegang met een bestand.

1. Ga naar Data management > Importeren en klik op Importeren.
2. Download de template, vul hem in en upload je bestand.
3. Koppel je kolommen aan de velden in Epassi, controleer het voorbeeld en bevestig.

📌 Goed om te weten: e-mail, voornaam en achternaam zijn verplicht. Importeer maandelijks, zodat de lijst actueel blijft. Ook een datum uitdiensttreding kun je via de import meegeven.
 

Je huisstijl in de Epassi-app

Met je eigen logo en kleur herkennen medewerkers de app direct als benefit van hun werkgever.

1. Ga naar App instellingen > Huisstijl en klik op Visuele identiteit bewerken.
2. Upload jullie logo (svg of png).
3. Vul jullie kleur in als HEX-code.
4. Kies de standaardtaal en klik op Opslaan.

💡 Tip: rechts in het scherm zie je meteen hoe de app eruitziet. Medewerkers kunnen de taal zelf aanpassen in de app.