Met belastingvrije benefits gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Medewerkers kopen benefits met een brutobron, zoals brutosalaris of vakantiegeld, en betalen daar geen loonbelasting over.
Zo werkt het
- De medewerker kiest een benefit en een budgetbron in de app, en tekent digitaal een addendum voor de inhouding op het brutoloon.
- Elke aankoop wordt een transactie in het portaal: een bruto-inhouding op de bron en een toerekening aan de vrije ruimte.
- Wij factureren je maandelijks voor alle aankopen.
Wat het oplevert
- Medewerkers besparen tot 49,5% loonbelasting, afhankelijk van hun salaris en schijf.
- Jij betaalt minder werkgeverslasten, mogelijk ongeveer 18% van de aankopen.
- Let op: een lager brutoloon kan effect hebben op vakantiegeld, pensioenopbouw en andere looncomponenten.
Budgetten instellen
- Eenmalig budget: alleen voor eenmalige benefits.
- Maandbudget: voor eenmalige en maandelijkse benefits.
Kiezen tussen eenmalige en maandelijkse budgetten
Hou hierbij rekening met het volgende:
- Controle: Maandelijkse budgetten bieden meer controle over het gebruik van de WKR-ruimte.
- Flexibiliteit: Werknemers kunnen maandelijkse budgetten gebruiken om abonnementen maandelijks te betalen in plaats van vooraf, wat de kosten spreidt.
- Engagement: Grotere eenmalige budgetten kunnen zorgen voor een hogere initiële engagement op het Epassi-platform.
Categorie specifieke budgetten
Binnen Epassi kun je optioneel meerdere budgetten aanbieden aan werknemers. Bijvoorbeeld een budget dat besteed kan worden aan benefits uit alle categorieën en daarnaast een budget dat gekoppeld is aan een specifieke categorie, zoals 'Gezondheid' of 'Mobiliteit'. Dit betekent dat dit budget alleen gebruikt kan worden voor benefits binnen die specifieke categorie.
2. Instellen van Belastingvrije limieten
Naast het belastingvrije budget dat wordt toegekend aan de werknemer, kun je de beschikbaar gestelde WKR-ruimte beheersen door verschillende limieten in te stellen. Deze limieten zijn een optionele aanvulling op de toegewezen werknemersbudgetten en dus niet verplicht om in te stellen:
- Bedrijfslimiet: Een jaarlijkse limiet op bedrijfsniveau. Dit is de som van alle belastingvrije benefits die werknemers per jaar aanschaffen. Als de som van de toegekende budgetten hoger is dan de bedrijfslimiet, geldt het 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt' principe. Zodra de limiet is bereikt, kunnen werknemers geen benefits meer kopen via hun budget.
- Groepslimiet: Werknemers kunnen worden toegewezen aan een groep en per groep kan een limiet worden ingesteld. Dit limiet werkt hetzelfde als de bedrijfslimiet.
- Budget categorie limiet: Als er meerdere budgetten aan een werknemer worden toegekend in verschillende categorieën, kan per budget een limiet worden ingesteld.
De bovenstaande limieten kunnen in combinatie worden gebruikt. Zodra een van de limieten is bereikt, wordt een benefit aankoop geblokkeerd.
3. Budgetbronnen
De werkgever bepaalt welke budgetbronnen beschikbaar worden gesteld. Veelgebruikte bronnen voor salarisruil zijn het brutoloon of het bruto vakantiegeld.
Zorg ervoor dat het salaris van de werknemer niet onder het minimumloon (WML - Wet Minimum Loon) komt als gevolg van de salarisruil.
4. Contract addendum
Voor elke belastingvrije aankoop moet een werknemer een digitale contract addendum ondertekenen, waarmee zij formeel akkoord gaan met het brutoloon inhouding. Epassi heeft hiervoor een template addendum, maar het is ook mogelijk een eigen template te aan te leveren. Na elke aankoop ontvangt de werknemer een pdf-kopie van het addendum via e-mail. Het addendum is ook beschikbaar voor de werkgever via het Manager Portaal.
Verwerken van Belastingvrije Benefit transacties
In de sectie Belasting Vrije Benefits van het Manager Portaal (https://portal.epassi.nl/admin/tax-free-benefits/transactions) vindt je een realtime overzicht van de benefits die werknemers hebben aangeschaft. Elke aankoop en terugbetaling wordt weergegeven als een transactie.
Zoals eerder vermeld, resulteert elke transactie in een mutatie die verwerkt moet worden op de loonstrook van de werknemer, aangezien het transactiebedrag leidt tot een brutoloon inhouding. Daarnaast moet het transactiebedrag worden toegewezen aan de vrije ruimte van de WKR.
Wanneer de uitruil het een declaratie betreft waarbij de medewerker het bedrag heeft voorgeschoten, dient dit verwerkt te worden als een netto uitbetaling van dit bedrag en een bruto inhouding van hetzelfde bedrag.
Terugbetalingen
Om verschillende redenen kan het voorkomen dat een eerder aangeschafte benefit volledig of gedeeltelijk wordt terugbetaald aan de werknemer. In dat geval verschijnt er een transactie in de rapportage met een positief transactiebedrag, aangezien dit bedrag via de loonstrook terugvloeit naar de werknemer.
Exporteren van transacties
Vanuit het Manager Portaal kun je de transacties ook exporteren naar een CSV of Excel-bestand. Met de datum prikker kun je bepalen voor welke periode je de transacties wilt exporteren.
Je kunt hier een voorbeeld export downloaden: Belastingvrije Benefits transacties export (download)
De volgende tabel bevat een gedetailleerde uitleg van de verschillende velden in de export
| Header | Voorbeeldwaarde | Beschrijving |
|---|---|---|
| user_id | 13 | Unieke Epassi gebruikers-ID. |
| transaction_date | 2025-01-01 | Datum van de benefit aankoop. |
| full_name | Tony Stark | Volledige naam van de werknemer. |
| user_status | Active | Status van de werknemer binnen Epassi, actief of inactief. |
| tony@alleo.nl | E-mailadres van de werknemer. | |
| source | Jouw Budget | Naam van de budgetbron waaruit de benefit aankoop is gedaan. |
| value | -15 | Aankoopbedrag van de benefit. Dit is een negatief bedrag, tenzij het een restitutie betreft. |
| benefit_name | Meditation Moments | Naam van de aangekochte benefit. |
| benefit_type | One Off | Type benefit, zoals: One Off, Monthly, Full Refund, Partial Refund. |
| alleo_custom_debtor_id | 3 | Voorbeeld van een custom veld . |
| alleo_custom_payroll_id | 12345 | Voorbeeld van een custom veld . |