Zonder HR-integratie beheer je medewerkers in bulk met een bestand: toevoegen, uit dienst melden, en gegevens bijwerken zoals verjaardag, jubileum, bedrijfsgroep en eigen velden.
- Ga naar Data Management > Imports > Onboarding en offboarding.
- Download het sjabloon. Pas de kolomkoppen niet aan.
- Vul het sjabloon in en upload het.
- Controleer in de preview of de velden goed zijn gekoppeld.
- Download het dry-run-rapport. Daarin zie je per regel wat er gebeurt: onboarden, bijwerken of offboarden.
- Klopt alles? Start de synchronisatie.
De belangrijkste velden
- Verplicht: e-mailadres, voornaam en achternaam. Ook bij een wijziging.
- Indienstdatum (JJJJ-MM-DD): vandaag of later. Leeg betekent vandaag. Bij een datum in de toekomst kan de medewerker pas vanaf die datum inloggen. Na het onboarden kun je de datum niet meer in het portaal wijzigen.
- Uitdienstdatum (JJJJ-MM-DD): altijd in de toekomst, bij voorkeur minstens 30 dagen vooruit. Je kunt hem later alleen verder naar voren zetten, niet verwijderen.
- Optioneel: verjaardag, jubileum, taal (nl, en of de), bedrijfsgroep (moet al bestaan) en eigen velden (kolomnaam begint met custom_).
Goed om te weten
- Budget dat bij indiensttreding wordt toegekend, komt op de indienstdatum. Een maandbudget wordt niet naar rato berekend.
- Indienstdatum aanpassen na het onboarden, of een gedeactiveerd account heractiveren? Mail ons.
| Veld | Verplicht / optioneel | Beschrijving |
|---|---|---|
| Verplicht | Ook verplicht bij het updaten van een medewerker | |
| First name | Verplicht | Ook verplicht bij het updaten van een medewerker |
| Last name | Verplicht | Ook verplicht bij het updaten van een medewerker |
| Prefix | Optioneel | |
| Onboarding date | Optioneel | Vereist formaat: JJJJ-MM-DD Moet vandaag of een datum in de toekomst zijn. Indien leeg gelaten, wordt de medewerker vanaf vandaag ingewerkt. Als de onboardingdatum in de toekomst ligt, is het account actief, maar kan de medewerker pas vanaf de onboardingdatum inloggen. Nadat een medewerker is ingewerkt, kan de datum niet meer via het portaal worden gewijzigd. Als je de onboardingdatum na indiening wil aanpassen naar een toekomstige datum, neem dan contact op met manager-support@epassi.nl . |
| Offboarding Date | Optioneel | Vereist formaat: JJJJ-MM-DD Moet worden ingesteld op een toekomstige datum . Zet deze minimaal op 30 dagen van tevoren . Zodra ingesteld, kan de offboardingdatum niet meer worden verwijderd via het Epassi Portal. De datum kan alleen worden gewijzigd naar een toekomstige datum, wanneer het account van de medewerker nog actief is. Als het account van de medewerker al is gedeactiveerd en heractivering is nodig, neem dan contact op met manager-support@epassi.nl . |
| Birthday | Optioneel | Vereist formaat: JJJJ-MM-DD |
| Work Anniversary | Optioneel | Vereist formaat: JJJJ-MM-DD |
| Language | Optioneel | Stel de taal in voor de medewerker in Epassi. De opties zijn: "en" - Engels "nl" - Nederlands "de" - Duits Als dit veld niet is ingevuld, wordt de standaardtaal van het bedrijf gebruikt |
| Company Group | Optioneel | Zorg ervoor dat de waarde overeenkomt met een bestaande companygroep, die al is opgezet in Epassi |
| Custom fields | Optioneel | Aangepaste velden kunnen worden toegevoegd door de volgende naamgevingsconventie te volgen: "custom_field_name" - bijvoorbeeld: "custom_employee_id" In de rapportage wordt "alleo_" toegevoegd aan elk geüpload aangepast veld, bijvoorbeeld: "alleo_custom_employee_id" Aangepaste velden worden niet automatisch toegewezen. Zorg ervoor dat je ze handmatig toewijst tijdens de preview-stap. |