In het Manager Portaal beheer je de gegevens voor Flexibel salaris en Flexibel verlof van je medewerkers in bulk, met een importbestand.
Ga naar Flex Salary
- Log in op het Manager Portaal en ga naar Data Management.
- Kies Imports.
- Kies Flex Salary.
1. Download het sjabloon en vul het in
Klik rechtsonder op Template downloaden. Pas de kolomnamen niet aan: die zijn nodig om de velden in de volgende stap automatisch te koppelen.
Als Flexibel salaris aan staat:
| Veld | Verplicht / optioneel | Beschrijving |
|---|---|---|
| Verplicht | Het e-mailadres moet bij Epassi bekend zijn. Is het niet bekend, dan wordt de medewerker overgeslagen bij de synchronisatie. | |
| Primary Salary Source | Optioneel | Bruto maandelijkse opbouw van de budgetbron, bijvoorbeeld vakantiegeld. Ontvangt de medewerker geen budget meer, vul dan 0 in. Met een negatief bedrag (bijvoorbeeld -100) wordt 100 euro van het budget afgetrokken als correctie. |
| Secondary Salary Source | Optioneel | Een extra bron voor het flexibel salarisbudget, bijvoorbeeld een bonus. Werkt hetzelfde als de Primary Salary Source. Twijfel je of dit van toepassing is? Neem contact op met manager-support@epassi.nl. |
| Budget Start Date | Optioneel | De datum waarop de opbouw van de Primary en Secondary Salary Source wordt toegekend. Is het veld leeg, dan wordt het bedrag direct toegekend. |
Als Flexibel verlof aan staat:
| Veld | Verplicht / optioneel | Beschrijving |
|---|---|---|
| Verplicht | Het e-mailadres moet bij Epassi bekend zijn. Is het niet bekend, dan wordt de medewerker overgeslagen bij de synchronisatie. | |
| Gross Hourly Wage | Verplicht | Wordt gebruikt om het bedrag te bepalen bij het verkopen of kopen van verlofuren. |
| Balance of Non-Statutory Leave Hours | Optioneel | Verplicht als Verlof verkopen aan staat. Verkocht verlof gaat van het bovenwettelijke verlofsaldo af, volgens het beleid van je organisatie. |
| Balance of Statutory Leave Hours | Optioneel | Niet verplicht, wel aan te raden. De uren worden dan in de app getoond, zodat medewerkers beter kunnen kiezen of ze verlof kopen of verkopen. |
Staan Flexibel salaris en Flexibel verlof allebei aan? Neem dan de verplichte velden van beide in het bestand op.
2. Upload het bestand en controleer de gegevens
Upload het ingevulde bestand. Epassi koppelt de velden automatisch. Controleer op het tabblad Preview & confirm of de gegevens goed zijn gekoppeld.
3. Bekijk het testrapport
Download het testrapport voordat je synchroniseert. Daarin zie je precies wat er wordt verwerkt. De eerste kolom geeft per regel de actie aan:
- Bijwerken: de gegevens worden bijgewerkt.
- Overslaan: aan het e-mailadres is geen actief account gekoppeld, dus de medewerker wordt overgeslagen.
4. Synchroniseer en controleer de status
- Klopt alles? Bevestig de synchronisatie. Je gaat dan naar het takenoverzicht.
- In de kolom Proefrun zie je of het om een synchronisatie (Data sync) of een proefrun (Dry run) gaat. Is de synchronisatie gelukt, dan staat de taak op Voltooid.
Wanneer zijn de gegevens bijgewerkt?
Direct na de synchronisatie zie je deze gegevens in het profiel en de app van de medewerker:
- bruto vakantiegeld
- saldo bovenwettelijk verlof
- saldo wettelijk verlof
Goed om te weten
- Epassi toont de gegevens voor Flexibel salaris, maar je salaris- of HR-systeem blijft de bron van de waarheid.
- In het testrapport zie je per medewerker de einddatum van het huidige budget en de startdatum van het nieuwe. Die worden toegepast zodra je synchroniseert, bijvoorbeeld:
| previous_primary_salary_source_end_date | new_primary_salary_source_start_date |
|---|---|
| 2025-04-30 | 2025-05-01 |
- Medewerkers moeten al in Epassi zijn aangemeld voordat je hun gegevens voor Flexibel salaris kunt uploaden. Neem alleen e-mailadressen op die bekend zijn, anders wordt de medewerker overgeslagen.