Met de integratie met HiBob komen medewerkers automatisch in Epassi en worden in- en uitdienst elke dag bijgewerkt.
Door de integratie tussen HiBob en Epassi in te richten kan je het volgende creëren:
- Alle medewerkers die in aanmerking komen in je HiBob-account worden toegevoegd aan Epassi
- Eventuele mutaties in HiBob (in- en uitstroom van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Epassi.
Het opzetten van de integratie
Om de integratie in te stellen moet je de volgende stappen voltooien; elke stap wordt in dit artikel gedetailleerd beschreven:
- Maak een Service User login aan voor Epassi en sla de ID en Token op.
- Voeg een aangepast veld toe aan HiBob om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor toegang tot Epassi.
- a. Optioneel: bestaande medewerkers bulksgewijs updaten om de waarde van dit nieuwe veld in te stellen.
- Maak een aangepaste machtigingen groep voor de aanmelding van de Epassi Service-gebruiker.
- Stel de integratie in via het Manager Portaal
Stap 1: Een HiBob-servicegebruiker aanmaken
Volg de stappen die worden beschreven in dit HiBob-ondersteuningsartikel
https://apidocs.hibob.com/docs/api-service-users
Belangrijk : bewaar het ID en Token op een veilige locatie, deze gegevens kan je niet meer bekijken nadat je op gereed hebt geklikt.
Stap 2: Een aangepast Epassi toegangsveld toevoegen
In sommige gevallen hoeven niet alle medewerkers die in HiBob zitten toegang te krijgen tot Epassi (bijvoorbeeld vanwege teamlocatie of functie). Om aan te geven welke medewerker in aanmerking komt voor Epassi, moet een aangepast veld worden toegevoegd:
- Selecteer in het linkermenu Instellingen > Bedrijf > Werknemersvelden
- Klik in het werkgedeelte op "Nieuw veld"
- Configureer het veld met de naam “alleo_access” (gebruik alleen kleine letters en geen spaties) en stel het type in op “ Lijst ”.
- a. In onderstaande schermafbeelding staat de onjuiste veldnaam zonder ' toegang '.
- Zorg ervoor dat je “alleo_access” gebruikt.
- Pas het indien relevant, toe op de juiste afdelingen.
5. Gebruik de knop “ Beheren ” om 2 opties (ja en nee) toe te voegen aan de lijst.
Stap 2a (optioneel): Update je medewerkers in HiBob in bulk
Om het nieuw toegevoegde Alleo-veld correct in te stellen voor jouw medewerkers, kan je medewerkers als volgt in bulk bijwerken:
- Ga naar Analytics > Rapporten > Nieuw toevoegen > Algemeen rapport
- Selecteer in de kolomkiezer het e-mailveld en het veld Alleo en exporteer het rapport
- Vul in het geëxporteerde rapport het veld Alleo in met “ja” en “nee”
- Ga naar Mensen > Importeren en selecteer de opties “WERKNEMERSGEGEVENS UPDATEN”.
- Upload het bijgewerkte rapportbestand met het e-mailadres als identificatie en het Epassi als het veld dat moet worden bijgewerkt
Stap 3: Maak een aangepaste machtigingen groep voor de aanmelding van de Epassi Service-gebruiker.
Er zijn 2 mogelijkheden om rechten te verlenen aan Epassi:
- Gebruik de machtiging groep 'Alle gebruikers', de standaardinstelling voor nieuw gemaakte servicegebruikers (niet aanbevolen)
- Maak een specifieke Epassi-groep die de machtigingen isoleert (aanbevolen).
a. Als je ervoor kiest om een Epassi Permission Group aan te maken, volg dan
de stappen in dit HiBob-artikel (https://help.hibob.com/hc/en-us/articles/4409776408209#get-the-most-out-of-bob-0-0) .
b. Zorg ervoor dat je weergave toegang geeft tot de volgende HiBob-secties
i. Basis informatie
ii. Persoonlijk
iii. Werk
iv. Werkgelegenheid
v. Levenscyclus
Stap 4: Deel het ID en Token met Epassi
- Ga naar de Integraties pagina in het Portaal
- Kies ‘Integratie toevoegen’
- Kies voor HiBob
- Volg de instructies in het Manager Portaal
Optioneel: Verschillende budgetten toekennen
Als je het Epassi-budget, dat aan medewerkers wordt toegewezen, per werknemer anders wil opzetten dan kan je dat opzetten door in HiBob aangepaste veld(en) toe te voegen. Zo kan je per medewerker aangeven wat het budget is dat de medewerker moet ontvangen.
Lees hiervoor Budget toekennen aan medewerkers in het Manager Portaal.