Met de integratie met BambooHR komen medewerkers automatisch in Epassi en worden in- en uitdienst elke dag bijgewerkt.
Door de integratie tussen BambooHR en Epassi op te zetten, creëer je het volgende:
- Alle bestaande medewerkers in je BambooHR-account worden toegevoegd aan Epassi.
- Eventuele mutaties in BambooHR (on- en off-boarding van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Epassi.
Het opzetten van de integratie
De volgende stappen op hoog niveau moeten worden voltooid om de integratie in te stellen:
- Maak een BambooHR-login aan voor de Epassi-integratie
- Maak een API-sleutel
- Stel de integratie in via het Manager Portaal
Een BambooHR API-sleutel maken voor integratie
De volgende instructies laten zien hoe je een nieuwe API-sleutel maakt:
- Meld je als beheerder aan bij BambooHR
- Ga in het actiemenu naar het tabblad Toegangsniveau en selecteer “Een niet-werknemer toevoegen” (zoals hieronder weergegeven in het voorbeeld)
- Vervolgens kan je de voornaam, achternaam, geboortedatum en het e-mailadres van de gebruiker invoeren
- Nadat je de gebruiker hebt aangemaakt, kan je een aangepast toegangsniveau toewijzen
- Wanneer je een aangepast toegangsniveau toewijst, zorg er dan voor dat je alleen-lezen-toegang verleent tot ten minste de volgende velden
- a. Persoonlijk gedeelte
- i. Voornaam
- ii. Achternaam
- iii. E-mail (werk of privé - zakelijke e-mail wordt aanbevolen)
- iv. Verjaardag
- b. Functie sectie
- i. In dienst tredingsdatum
- ii. Oorspronkelijke In dienst tredingsdatum
- c. Arbeidsstatus
- d. Optioneel
- i. Locatie (vereist als medewerkers op locatie moeten worden gegroepeerd)
- ii. Toegangsveld Epassi (indien van toepassing)
De API-sleutel maken
Nu de niet-werknemer is aangemaakt, is de volgende stap het aanmaken van een API-sleutel voor de integratie.
- Log in als niet-werknemer, op deze manier heeft de API-sleutel alleen dezelfde toegang als de niet-werknemer die je hebt aangemaakt.
- Navigeer naar je profielfoto in de rechterbovenhoek van het account en selecteer 'API-sleutels' (zoals het onderstaande voorbeeld laat zien).
3. Klik op “Een nieuwe sleutel toevoegen”. De toegang die door elke API-sleutel wordt toegestaan, is gebaseerd op het toegangsniveau van de gebruiker die deze heeft gegenereerd.
4. Klik op "Weergeven" om de volledige API-sleutel weer te geven.
Kopieer die waarde.
Ga naar de Integraties pagina in het Manager Portaal
Kies ‘Integratie toevoegen’
Kies voor BambooHR
Volg de instructies in het Manager Portaal
Welke gegevens worden uitgewisseld tussen BambooHR en Epassi?
Per medewerker worden de volgende gegevens opgevraagd:
- Voornaam
- Achternaam
- Zakelijke e-mail
- Privé-e-mail (als zakelijke e-mail niet beschikbaar is)
- Verjaardag (indien van toepassing)
- Epassi
Optioneel: Selectieve synchronisatie van medewerkers
Als niet alle medewerkers die zich in BambooHR bevinden toegang moeten krijgen tot Epassi (bijvoorbeeld vanwege de locatie of functie van de medewerker), moet een aangepast veld worden toegevoegd.
Om dit aangepaste veld in te stellen, moet je contact opnemen met de klantenservice van BambooHR en het volgende aanvragen:
- Voeg een veld toe met de naam “alleo_access”
- Voeg het veld toe aan het tabblad Taak (Job)
- Maak het veldtype boolean (true/false)
Zodra het veld is toegevoegd, zorg er dan voor dat je het instelt op TRUE voor alle medewerkers die toegang moeten krijgen tot Epassi (zie voorbeeld hieronder).
Optioneel: Verschillende budgetten toekennen
Wil je het Epassi-budget per medewerker laten verschillen? Voeg dan in BambooHR aangepaste veld(en) toe waarin je per medewerker aangeeft welk budget die moet ontvangen. Lees hiervoor Budget toekennen aan medewerkers in het Manager Portaal.