Door een integratie met je HR- of salarissysteem in te stellen komen medewerkers automatisch in Epassi, en worden wijzigingen elke dag bijgewerkt. Dat scheelt handwerk en voorkomt fouten. Lees dit artikel voordat je een integratie inricht.
Een integratie opzetten
Raadpleeg de integratiespecifieke documentatie om een integratie in te stellen. Als je een ander HRIS- of Payroll-platform gebruikt waarmee nog geen Epassi integratie bestaat, controleer dan of een SFTP integratie mogelijk is. Is een SFTP integratie niet mogelijk, maak dan gebruik van de Data Management optie.
Wat gebeurt er als een integratie wordt geactiveerd?
Zodra een integratie is geactiveerd, vindt er twee keer per dag een synchronisatie plaats tussen Epassi en je HRIS/payroll-platform:
- Nachtelijke run, 02:00 tot 02:45 UTC (03:00 tot 03:45 in de winter, 04:00 tot 04:45 in de zomer): nieuwe medewerkers en wijzigingen worden verwerkt. In deze run worden geen medewerkers uit dienst gemeld.
- Avondrun, 20:00 tot 20:45 UTC (21:00 tot 21:45 in de winter, 22:00 tot 22:45 in de zomer): nieuwe medewerkers, wijzigingen en uitdiensttredingen worden verwerkt. Een medewerker die uit dienst gaat, heeft dus toegang tot de app tot in de avond van de laatste werkdag.
Welke werknemer data is gesynchroniseerd?
Bij het opzetten van een integratie kun je doorgaans bepalen welke gegevens met Epassi worden gedeeld. Om een medewerker te onboarden in de Epassi-app zijn in ieder geval de volgende gegevens nodig:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres (zakelijk of privé)
- Arbeidsstatus of contract informatie voor on/offboarding
Optioneel kunnen wij de volgende gegevens opvragen, afhankelijk van de Epassi features die je gebruikt:
- Verjaardag
- Werkjubileum (eerste indiensttredingsdatum)
Het toekennen van maandelijkse budgetten
Wanneer werknemers via een integratie worden onboarded, kunnen budgetten op twee verschillende manieren automatisch worden toegewezen:
- Wijs hetzelfde budget toe aan alle medewerkers: deze optie is het eenvoudigst, maar werkt alleen als alle medewerkers hetzelfde budget moeten ontvangen. Je kunt na het instellen van een integratie vragen om deze functie aan te zetten, via je Customer Success Manager of manager-support@epassi.nl.
- Wijs een specifiek budgetbedrag per medewerker toe: dit is een meer geavanceerde optie, waarbij je een aangepast veld toevoegt aan je HRIS- of payrollplatform. Lees hiervoor Budget toekennen aan medewerkers in het Manager Portaal.
Belangrijke opmerkingen met betrekking tot integraties
- Maandelijkse budgetten worden altijd op de eerste dag van de maand toegewezen.
Zorg er daarom voor dat medewerkers aan het einde van de maand uit dienst worden gemeld. Een medewerker die per de 1e van de maand uit dienst gaat, ontvangt nog een volledig maandbudget dat die dag kan worden besteed tot de avondrun (20:00 UTC).