Integratie met Personio

Met de integratie met Personio komen medewerkers automatisch in Epassi en worden in- en uitdienst elke dag bijgewerkt.

Door de integratie tussen Personio (https://www.personio.com/) en Epassi op te zetten, creëer je het volgende:

• Alle bestaande (actieve) medewerkers in je Personio-account worden toegevoegd aan Epassi.
• Eventuele toekomstige mutaties in Personio (activering of deactivering van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Epassi.

Het opzetten van de integratie bestaat uit de volgende stappen:

1. Een API-sleutel maken in Personio
2. Het instellen van de integratie via het Manager Portaal

Optioneel : Als je medewerkers selectief wilt synchroniseren, kan je dit opzetten door een aangepast attribuut in Personio toe te voegen, om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor Epassi of niet. Deze aanvullende optionele stappen worden hier beschreven.

Stap 1: Een Personio API-sleutel maken voor integratie

In de volgende instructies zie je hoe je een nieuwe API-sleutel aanmaakt, om een integratie met Epassi op te zetten:

1. Meld je als beheerder aan bij Personio
2. Ga naar de sectie Instellingen > Integraties > API-referenties (> Integrations > API Credentials section)
3. Klik op ‘Nieuwe referentie genereren’ (Generate new credential)
4. Voer een naam in voor de integratie, zoals “Epassi API Key”
5. Selecteer Overige in het veld Integratie
6. Klik op het selectievakje Lezen voor de rij Persoonlijke gegevens van werknemers
7. Voor de Leesbare werknemersattributen selecteer je de volgende velden
8. a. Verjaardag
9. b. E-mail
10. c. Voornaam
11. d. Achternaam
12. e. Status
13. f. Datum indiensttreding
14. g. Beëindiging dienstverband
15. h. Afdeling
16. Klik op ‘Nieuwe referentie genereren’ (Generate new credential)

Stap 2: De integratie instellen via het Manager Portaal.

1. Ga naar de Integraties pagina in het Portaal
2. Kies ‘Integratie toevoegen’
3. Kies voor Personio
4. Volg de instructies in het Manager Portaal

Optioneel: Selectieve synchronisatie van medewerkers

Als je medewerkers selectief wilt synchroniseren, kan je dit opzetten door in Personio een aangepast attribuut toe te voegen, om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor Epassi of niet. Voer de onderstaande stappen uit om dit in te stellen

Het aangepaste veld toevoegen

1. Navigeer naar Instellingen > Integraties > Werknemersinformatie (Settings > Integrations > Employee Information)
2. Voeg een nieuw veld toe, bij voorkeur op het tabblad HR-informatie, zoals te zien in de onderstaande afbeelding
3. In het veld “Naam van je attribuut” typ je “Alleo”
4. In het gedeelte 'Wat voor type attribuut is het?' vervolgkeuzelijst, selecteer het type 'Lijst met opties'
5. Voeg “Yes” en “No” toe als opties

Het aangepaste veld instellen in het gebruikersprofiel

Stel het standaardantwoord in op 'Nee', zodat werknemers niet worden gesynchroniseerd, tenzij dit is aangegeven in de sectie Personio-gebruikersprofiel

Het attribuut retourneren met de API

Om het nieuwe attribuut in de integratie te kunnen gebruiken, moet het via de API worden geconfigureerd:

1. Ga naar de sectie Instellingen > Integraties > API-referenties (Settings > Integrations > API Credentials section)
2. Selecteer de API-sleutel die voor Epassi is geconfigureerd
3. Selecteer het attribuut aangepast veld (custom field) dat je zojuist hebt gemaakt

Optioneel: Verschillende budgetten toekennen

Als je het aan medewerkers toegewezen Epassi-budget per medewerker wil bepalen, kan je dit instellen door in Personio aangepaste veld(en) toe te voegen, om per medewerker aan te geven wat het budget is dat de medewerker moet ontvangen. Volg de instructies in dit artikel (Budget toekennen aan medewerkers in het Manager Portaal) om dit op te zetten.