Met de integratie met NMBRS komen medewerkers automatisch in Epassi en worden in- en uitdienst elke dag bijgewerkt.
Door de integratie tussen NMBRS en Epassi op te zetten bereik je het volgende:
- Alle bestaande medewerkers in het NMBRS-account worden toegevoegd aan Epassi
- Eventuele mutaties in NMBRS (on- en off-boarding van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Epassi
Epassi krijgt door deze integratie ‘Read-Only’ toegang tot jouw NMBRS-account, waardoor wij nooit gegevens in jouw NMBRS-account kunnen aanpassen.
Om te bepalen welke medewerkers gesynchroniseerd moeten worden, controleert Epassi het veld Werknemerstype en onderneemt een actie
| Werknemerstype | Actie |
|---|---|
| Payroll | Onboard de medewerker op Epassi |
| Voormalig Payroll | Off-board de medewerker van Epassi |
Vereisten om de integratie in te richten
Houd rekening met de volgende vereisten voordat je de integratie instelt. Informeer bij twijfel bij je accountant/NMBRS-beheerder of je over de juiste toegang beschikt:
- Toegang tot NMBRS met een van de volgende logintypes
- Klantlogin
- Alle Templates bieden voldoende rechten om de integratie op te zetten.
- Bedrijfslogin
- Let op: dit zijn de enige aanmeldingstypen die worden ondersteund om de integratie in te stellen.
- Als je toegang hebt tot meerdere bedrijven in NMBRS, kan je de functie Gebruikerssjabloon in NMBRS gebruiken om te filteren voor welke bedrijven werknemersgegevens moeten worden gesynchroniseerd met Epassi
- Als je toegang hebt tot meerdere Debiteuren in NMBRS, kan je de Debiteuren die gekoppeld dienen te worden met Epassi selecteren tijdens het integratie set-up proces.
Ik ben accountant, kan ik de integratie voor mijn klant opzetten?
De integratie is door NMBRS geoptimaliseerd zodat klanten deze kunnen opzetten. Daarom kan een e-mailadres slechts één keer per integratie worden gebruikt. De volgende keer dat dit e-mailadres voor een andere integratie wordt gebruikt, gaat de eerste integratieverbinding verloren.
Stappen om de integratie in te stellen
- Ga naar de Integraties pagina in het Portaal
- Kies ‘Integratie toevoegen’
- Kies voor NMBRS
- Volg de instructies in het Portaal
Optioneel: Selectieve synchronisatie van medewerkers
Als je medewerkers selectief wilt synchroniseren, kan je dit doen door in NMBRS een extra veld toe te voegen om aan te geven of een medewerker in aanmerking komt voor Epassi of niet. Voer deze stappen uit om dit in te stellen:
- Voeg een extra veld toe aan NMBRS (https://support.nmbrs.com/hc/en-us/articles/360016119092-Adding-extra-fields)
- a. Veldnaam: alleo_access
- b. Veldtype: yes/no
- Update het veld voor de medewerkers in NMBRS zodat het overeenkomt met de vereiste instelling
Optioneel: Verschillende budgetten toekennen
Als je in het Epassi-budget, dat aan medewerkers wordt toegewezen, wil variëren, kan je dit doen door extra veld(en) toe te voegen in NMBRS. Zo kan je per medewerker aan geven wat het budget is dat zij zouden moeten ontvangen. Volg de instructies in dit artikel (Budget toekennen aan medewerkers in het Manager Portaal) om dit in te stellen.
Welke gegevens worden uitgewisseld na het opzetten van de integratie met NMBRS?
De basis integratie met NMBRS maakt gebruik van de NMBRS SOAP API. (https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/5266433798930-Nmbrs-REST-API-informatie-voor-accountants) De basis integratie heeft standaard toegang tot de volgende scopes:
- Werknemer informatie
- Inzage in arbeidsgegevens: contracten, salaris, rooster en dienstverband.
- Inzage in medewerker informatie: persoonlijke gegevens, bankrekening, adres, gezinsgegevens.
- Bedrijfsinformatie
- Inzage in bedrijfsinformatie.
Niet alle gegevens die beschikbaar zijn binnen deze scopes worden door Epassi gebruikt voor de functionaliteit van de integratie. Alleen de volgende velden worden gebruikt:
- Voornaam
- Achternaam
- Zakelijke e-mail (of privé-e-mail op aanvraag)
- Verjaardag
- Werkjubileumdatum
- Ingangsdatum contract
- Einddatum contract
- Soort dienstverband
- Bedrijf