Met de integratie met AFAS komen medewerkers automatisch in Epassi en worden in- en uitdienst elke dag bijgewerkt.
Introductie
Met het opzetten van de integratie tussen AFAS en Epassi bereik je het volgende:
- Alle bestaande medewerkers uit je AFAS Profit account worden toegevoegd aan Epassi
- Eventuele mutaties in AFAS (on- en off-boarding van medewerkers) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met Epassi
Door deze integratie krijgt Epassi ‘Read-Only’ toegang tot je AFAS Profit account.
Het opzetten van de integratie
Om de integratie in te stellen zal je de volgende stappen voltooien; elke stap wordt in dit artikel gedetailleerd beschreven:
- Maak een nieuwe Gebruikersgroep aan met de juiste toegangsniveaus
- Maak een Systeemgebruiker aan voor de Epassi integratie
- Plaats de nieuw aangemaakte Systeemgebruiker + je eigen AFAS-gebruiker in de Gebruikersgroep
- Optioneel: Epassi custom veld
- Importeren van Epassi GetConnectoren (voor Medewerkers en Contracten)
- Maak een App Connector aan
- Deel App Connector Token en Profit ID met Epassi.
Belangrijk: Klassieke token authenticatie in AFAS vervalt per 31 augustus 2027 (https://docs.afas.help/profit/nl/authentication). We informeren je tijdig over de overstap naar OAuth authenticatie.
De verplichte velden zijn (AFAS-naam tussen haakjes):
- E-mail (Mail)
- Voornaam (FirstName)
- Achternaam (BirthName)
- Voorvoegsel (PrefixBirthName)
- Geboortedatum (DateOfBirth)
- Begin dienstverband (EmploymentStart)
- Beëindigingsdatum (EmploymentEnd)
- Afdeling
Optionele velden
- Epassi toegang
- Custom budget velden
Stap 1: Maak een nieuwe Gebruikersgroep aan met de juiste toegangsniveaus
- Ga naar Algemeen > Beheer > Autorisatiehulpmiddel
- Ga naar het tabblad Groepsonderhoud
- Ga naar Nieuw
- Noem de groep, bijvoorbeeld Epassi Groep
- Klik op Voltooien
Stap 2: Maak een Systeemgebruiker aan voor de Epassi integratie
- Ga naar Algemeen > Beheer > Autorisatietool
- Ga naar het tabblad Gebruikersonderhoud
- Ga naar Nieuwe systeemgebruiker
- Noem de gebruiker, bijvoorbeeld 1234.AlleoAPI
- Geef toegang tot de "Profit Windows" in de sectie Toegang
- (optioneel - alleen als je een AFAS Accept-abonnement hebt)
- Geef toegang tot de "AFAS Accept" in de Geavanceerde sectie
- Sla het e-mailveld in de laatste stap over
- Klik op Voltooien
In het tabblad Autorisatie ga je naar en activeer je het volgende: HR > Medewerker - Medewerker MSS > Filters > HR Medewerkers > Alle Medewerkers
(HRM > Medewerker > Medewerker MSS > Filters > HR Employees > Alle Medewerkers)
Stap 3: Plaats de nieuw aangemaakte Systeemgebruiker + je eigen AFAS-gebruiker in de Gebruikersgroep
In de Autorisatietool selecteer je in het tabblad Groepsonderhoud de Epassi-groep.
In het tabblad Gebruikers in groep voeg je de nieuw aangemaakte gebruiker toe aan de groep door op de knop Nieuw te klikken.
Als je de gebruiker niet aan de groep kan toevoegen, zorg er dan voor dat je 'handmatig' selecteert in plaats van 'vullen op basis van functie'.
Stap 4: Optioneel; Epassi Custom Veld
Deze stap is vereist wanneer niet al je medewerkers toegang moeten hebben tot de benefits van Epassi.
1) Het toevoegen van het Custom Veld:
- Navigeer naar de volgende sectie: Algemeen > Beheer > Managementtool > Medewerker > medewerker
- Importeer het custom veld zoals geleverd door Epassi vanaf de volgende URL https://yourcampus-static-assets.s3.eu-west-1.amazonaws.com/utils/Employee_Alleo_Access.fie
- (sha256: 209dae38f1d74809872eff2af0c207fa64b0ec6506ae91bd822e3079b6eeb719)
- Nadat je het veld hebt ingesteld, ga je naar het tabblad 'Tabbladen' en voeg je een nieuw tabblad toe genaamd "Alleo". Sleep vervolgens het custom veld "Alleo" naar de rechterkant.
- Het tabblad voor autorisatie zal openen, zorg ervoor dat je beheerdersgebruikers de onderhoudsrechten ingeschakeld hebben op het nieuwe veld.
2) Het gebruiken van het Custom Veld:
- Opmerking: Het systeem kan vragen om opnieuw op te starten om het tabblad en veld toe te passen.
- Navigeer naar het volgende gedeelte: Algemeen > HR > Medewerker > Medewerker
- Selecteer een medewerker en scroll naar het Alleo-tabblad waar je het nieuwe veld kunt aanvinken of niet aanvinken.
Optioneel: Toewijzen van variërende budgetten
Als je het Epassi-budget dat aan medewerkers wordt toegewezen wilt variëren, kan dit worden bereikt door het toevoegen van custom veld(en) in AFAS om per medewerker aan te geven welk budget zij zou moeten ontvangen. Volg de instructies in dit artikel (Budget toekennen aan medewerkers in het Manager Portaal) om dit in te stellen.
Stap 5: Importeren van Epassi GetConnectors
Om de benodigde medewerkersgegevens te verkrijgen, moeten we de GetConnectors importeren die door Epassi worden aangeboden.
Zorg ervoor dat je de importrechten hebt, anders moet je de GetConnectors opnieuw creëren met de toevoeging van het custom veld van Epassi.
1) Download en importeer de Epassi GetConnectors vanaf de volgende link
Employees
Contracts
Navigeer naar de volgende sectie: Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector
Klik op de knop Importeren en voeg het eerder gedownloade bestand toe.
Opmerking: Als de knop voor importeren ontbreekt, volg dan de volgende officiële handleiding over hoe je deze kunt inschakelen https://help.afas.nl/help/NL/SE/120594.htm
Stap 6: Maak een App Connector aan
Navigeer naar het volgende gedeelte: Algemeen > Beheer > App-connector:
- Klik op de knop Nieuw en voeg een beschrijving toe "Epassi App-connector" en associeer deze met de groep aangegeven bij stap 1) - Epassi Groep
- Zet Automatisch token genereren aan
- Gebruik de bestaande Epassi Groep en de Epassi API-gebruiker die je hebt aangemaakt in stap 1 en stap 2
- In het tabblad GetConnectors klik op de knop Nieuw en voeg de eerder geïmporteerde GetConnectors toe (Profit_Employees_Alleo en Profit_Contract)
Stap 7: Deel de App Connector Token en Profit ID met Epassi
- Uiteindelijk word je doorgestuurd naar een scherm met een gegenereerde token. Hier kun je de code kopiëren.
- Ga naar de Integraties pagina in het Portaal
- Kies ‘Integratie toevoegen’
- Kies voor AFAS
- Deel de profit ID en Token
- Volg de instructies in het Portaal
Voorbeeld informatie
Profit ID: 12345
<token><version>1</version><data>610C51AE2FFE4B2C8E33D5A5EB163E12735C72A44D98C278C5E7B5B560079BC1</data></token>