Integratie via SFTP

Staat je systeem niet tussen de standaardintegraties? Dan kun je medewerkersgegevens via SFTP aanleveren. Wij verwerken het bestand automatisch.

Gebruik deze integratie om medewerkers automatisch aan te melden, bij te werken of uit te schrijven in Epassi via een CSV-bestand dat via SFTP of FTP wordt aangeleverd.

Hoe het werkt

Epassi haalt twee keer per dag een CSV-bestand op uit een geconfigureerde map op jouw SFTP-server en verwerkt automatisch alle wijzigingen in medewerkergegevens.

Instellingen en toegang

Voor deze integratie host en beheer je zelf een SFTP- of FTP-server. Epassi maakt verbinding met jouw server om het medewerkersbestand op te halen: wij bieden geen SFTP-hosting.

Deel de volgende gegevens met Epassi, bij voorkeur via een beveiligd kanaal:

Protocol: FTP of SFTP
Hostnaam of IP-adres
Poort
Pad naar de directory waar de bestanden worden geplaatst
Authenticatie: gebruikersnaam & wachtwoord (gebruik een aparte gebruiker met beperkte toegang)
Verbindingsmodus, indien van toepassing (bijv. passief of actief)

IP-whitelisting: Als jouw server inkomende verbindingen beperkt, whitelist dan 99.80.106.85 .

Bestandsformaat vereisten

Formaat: CSV, kommagescheiden (, puntkomma's en andere scheidingstekens worden niet geaccepteerd)
Datums: YYYY-MM-DD
Decimalen: punt-notatie (123456.71)

Bestandsnaam: Bestanden moeten het volgende patroon volgen: alleo_employees_[vrij in te vullen].csv

Geldige voorbeelden

alleo_employees_20240101.csv
alleo_employees_export.csv
alleo_employees_001.csv

Belangrijk: Alle bestanden in de geconfigureerde map die aan dit patroon voldoen, worden bij elke synchronisatie verwerkt. Bewaar altijd maar één bestand tegelijk in de map. Gebruik je datumgebaseerde namen, verwijder dan het vorige bestand vóór het uploaden van een nieuw bestand: of gebruik een vaste bestandsnaam en overschrijf deze elke keer.

Synchronisatieschema

Gebeurtenis	Tijdstip (UTC)
Bestand ophalen	02:45 en 20:00
Medewerker deactiveren (offboardingsdatum bereikt)	23:00

Belangrijk: wijzigingen in e-mailadres

Wijzigingen in e-mailadres worden alleen automatisch verwerkt als er een external_id bekend is voor de betreffende medewerker. Is er geen external_id beschikbaar, dan wordt er een nieuw Epassi-account aangemaakt op het nieuwe e-mailadres: het bestaande account blijft actief.

CSV-veldenoverzicht

Als jouw exportplatform andere veldnamen gebruikt, kan Epassi een veldmapping instellen. Lever hiervoor een overzicht aan van jouw veldnamen en de bijbehorende Epassi-veldnamen.

Veld	Verplicht	Toelichting
Email	Verplicht	Unieke identificatie per bestand. Ook verplicht bij het bijwerken van een bestaande medewerker.
First name	Verplicht	Ook verplicht bij updates.
Last name	Verplicht	Ook verplicht bij updates.
Prefix	Optioneel	,
Onboarding date	Optioneel	Formaat: YYYY-MM-DD . Indien leeg, wordt de medewerker per vandaag aangemeld. Bij een toekomstige datum kan de medewerker pas vanaf die datum inloggen. Eenmaal verwerkt kan de datum niet via het Manager Portaal worden gewijzigd, neem contact op met Epassi support als aanpassing nodig is.
Offboarding date	Optioneel	Formaat: YYYY-MM-DD . Stel minimaal 30 dagen van tevoren in. Kan alleen naar een latere datum worden verschoven zolang het account nog actief is. Neem voor reactivatie van een medewerker contact op met support.
Probation period end date	Optioneel	Formaat: YYYY-MM-DD
Birthday	Optioneel	Formaat: YYYY-MM-DD
Work anniversary	Optioneel	Formaat: YYYY-MM-DD
Marriage date	Optioneel	Formaat: YYYY-MM-DD
Language	Optioneel	en (Engels), nl (Nederlands), de (Duits). Indien niet aangeleverd, wordt de standaardtaal van het bedrijf gebruikt.
Group name	Optioneel	Moet exact overeenkomen met een bestaande groepsnaam in Epassi.
External id	Optioneel	Vereist om automatisch e-mailadres wijzigingen te verwerken.
Custom velden	Optioneel	Gebruik de naamgevingsconventie custom_veldnaam (bijv. custom_employee_id ) Verschijnt in rapportages als alleo_custom_employee_id .